לא פעם כאשר מבקשים לוודא שמסמך מסוים אכן מקורי, יש להוסיף בתחתיתו אישור של נוטריון, ועל כן נוטריון הנו דמות מפתח עבור לא מעט תרחישים. אי לכך יש להכיר את אותו נושא תפקיד אשר רבים עשויים שלא להיות מודעים אליו, יש להיות מודעים לכך שכוחו של אותו נושא תפקיד להסדיר מגוון עניינים משפטיים. באופן כללי נציין שתפקידו של הנוטריון מסתכם בשלושה תפקידים חשובים: אישור של מסמכים, עריכה של מסמכים ואימות של מסמכים, כאשר כל פעולה מסתיימת עם מתן החתימה של הנוטריון, חתימה אשר מתבצעת באמצעות חותמת לחץ ובה הכיתוב "נוטריון" מופיע בשלוש שפות: אנגלית, עברית וערבית (או לחלופין צרפתית), כאשר יש לציין שאם מדובר בסיטואציה של איגוד מספר מסמכים, הרי שאז כלל הגיליונות צרכים להיקשר בסרט אדום אשר כולל את חתימת הנוטריון.
ועדה מפקחת
כיוון שלנוטריון יש כוח רב והוא עשוי להשפיע באופן ישיר על לא מעט מהלכים, טוב לדעת שישנה ועדת אתיקה אשר מפקחת על כלל תנועותיו ואופי עבודתו. מדובר באתיקה מקצועית אשר מוודאת שהנוטריון נאמן לשמירת סודיות, מנהל ארכיון מסודר של מגוון המסמכים בהם הוא מטפל, אינו מעניק הנחה שלא בהתאם לתנאים ובאופן כללי נצמד לתעריפים שמוכרזים מראש – עבור כל סוג של מתן שירות. מכאן ברגע שנמצא חשד בדבר התנהלות לא ראויה, הנוטריון יזומן לעמוד בפני בית הדין המשמעתי של לשכת עורכי הדין, ובמקרה ויימצא אשם – הרישיון יישלל.
דוגמאות מהיום יום
אם נבקש להנחית את הצורך בנוטריון לרמה מעשית, נציין שכאשר מבקשים להוציא קטין אל מחוץ לארץ יש צורך באישור של נוטריון, כאשר מבקשים לכתוב צוואה ללא עדים יש צורך לערוך אותה מול נוטריון, כאשר מבקשים להתקבל בארץ ללימודים באמצעות תעודת ציונים שהושגה במדינה זרה יש צורך באימות המסמך בידי נוטריון, כאשר מבקשים לעשות שימוש בתעודת לידה או נישואים אשר נחתמה בחו"ל יש צורך בחתימה של נוטריון, כאשר מבקשים לתרגם מסמך משפה אחת לשנייה יש צורך בשירותי נוטריון, כאשר מבקשים להוכיח שאדם מסוים אכן חי יש צור בחתימת נוטריון, כאשר מבקשים לבצע העדה של מסמך סחיר יש צורך בנוטריון וכדומה. אי לכך נוטריון עשוי להוות דמות מפתח עבור לא מעט סיטואציות – אם עבור צרכים אישיים, אם עבור צרכים שנוגעים ללימודים, אם עבור צרכים שנוגעים לניהול עסקאות וכדומה.
בחינה מושכלת
ציינו שכיום יש מחיר מוגדר מראש עבור כל סוג של שירות נוטריוני, ועל כן כאשר עומדים לבחור נוטריון עבור שירות כזה או אחר, הרי שאין צורך לבחון את העלות על מנת לבצע בחירה, אלא יש פרמטרים אחרים שאותם מוטב לבחון, פרמטרים כגון זמינות, התמחות של הנוטריון בנישה הרצויה, התמחות של הנוטריון בשפת היעד והמקור של מסמך וכמובן שגם יש לבחון את הרזומה.